Gestão de tempo: Otimize sua rotina e ganhe produtividade

Você já se perguntou para onde vai a sua produtividade todos os dias? Passa o dia todo fazendo diversas atividades, algumas até ao mesmo tempo e, ainda assim, no final do dia tem a impressão que não fez nada? Ou que o dia passou muito rápido e não teve tempo suficiente para fazer tudo o que havia planejado? Ou ainda, vê sua lista de demandas aumentar, sem dar conta de realizar todos itens? É inegável que com o aumento do trabalho home office durante a pandemia, as pessoas tendem a fazer mais atividades ao mesmo tempo por estarem em casa, passíveis de terem mais distrações ao longo do dia. Estão mais à vontade em casa, do que se estivessem no ambiente corporativo.

Mesmo estando mais à vontade em home office, necessariamente isso não reflete que o profissional esteja mais tranquilo. Muito pelo contrário, pode se sentir ainda mais cansado e estressado ao buscar o êxito na conclusão de suas atividades profissionais. Esses sentimentos ou comportamentos tendem a ser mais percebidos quando o profissional extrapola as horas de trabalho ao ver suas atividades acumularem, ou quando há excesso de trabalho para concluir suas demandas, ou ainda quando surge alguma dificuldade ou limitação, seja técnica ou até mesmo conseguir maior concentração para trabalhar à distância.

Inclusive quem atua de forma presencial, especialmente em meio a pandemia, na qual se estende há mais de um ano, também se vê mais esgotado, sentimento que já aponta ser coletivo, seja emocionalmente, ou pela pressão em manter seu emprego. Em meio a tantas demissões e fechamento temporário de diversas atividades econômicas para sanar a disseminação do Covid-19, há uma tensão e insegurança de quando tudo isso irá de fato normalizar.

Infelizmente o que acontece para a maioria das pessoas nessas situações, é entrar no modo piloto automático e ver sua realidade de demandas virar uma bola de neve associando entre as causas principais ou centrais de seus problemas, a falta de tempo. O que muitos ainda desconhecem é que podem reverter isso aprendendo como colocar em prática a gestão do tempo. O tempo continua passando, mesmo quando nós paramos “rapidinho” em uma inocente parada para ler e-mails, para atender as interrupções dos colegas para resolver outras atividades, assim como atender ou fazer ligações, chamadas de vídeo e tantas outras demandas que surgem de forma inesperada. Isso causa a impressão de que você trabalhou o dia todo, mas em muitas horas que estaria produzindo, acabaram “desperdiçadas”, ou tendo outras prioridades mais urgentes.

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Acredite, há uma forma comprovada de reverter essa situação. Se você quer entender de uma vez por todas quais os fatores que “roubam” produtividade no seu trabalho ou empreendimento, confira a seguir como identificá-los e o que fazer para superar isso, de forma produtiva e eficaz. Identifique o que pode atrapalhar a produtividade dentro de uma empresa ou home office. Motivos mais frequentes que podem prejudicar a entrega das tarefas no prazo e como evitar esses atrasos:

1) Checar e-mails e redes sociais constantemente

A internet, sem dúvidas, é um imenso facilitador para qualquer negócio. Porém, justamente por sua acessibilidade estar na palma da mão, através de um smartphone, é preciso muito cuidado com todas essas facilidades, para que não se transformem em vilões do rendimento, especialmente para quem costuma conferir todas notificações que entram, interrompendo assim o foco no trabalho. Para evitar que isso ocorra, a melhor alternativa é desativar as notificações de recebimento de mensagens, pois assim reduz aquela ansiedade de dar só aquela “conferida rápida”, que acaba se estendendo por mais tempo.

Outra dica é estabelecer um horário para checar e responder aos e-mails. Assim, você evita interrupções e garante maior otimização do seu tempo.

2) Não ter controle das reuniões

As reuniões normalmente são importantes para o alinhamento em todos os tipos de negócio. Mas, quando realizadas em excesso, ou quando são pouco objetivas ou se estendem além do tempo necessário, podem ter o efeito contrário:

• Prejudicam a fluidez das atividades.
• Geram estresse entre os funcionários.
• Provocam perda de concentração.
• Afetam a qualidade do trabalho.

Ou seja, nem sempre realizar muitas reuniões significa que as questões da empresa sejam resolvidas de forma eficaz. Encontros breves, bem planejados, são capazes de traçar metas ou solucionar alguma pendência. Busque sempre transmitir suas ideias de forma objetiva e clara. Não é a quantidade de ideias e reuniões, mas sim a qualidade delas que fará a diferença.

3) “Apagar incêndios” constantemente

A necessidade de parar suas atividades para “apagar incêndios”, ou seja, resolver problemas inesperados, está entre os principais “ladrões de tempo”. Interrompe as atividades do profissional de forma inesperada e nem sempre são de rápida solução, o que pode levar ainda mais tempo. Entre os principais fatos que levam a esse tipo de problema, estão: Soluções superficiais e o reaparecimento dos mesmos problemas.

Normalmente recaem sobre as mesmas pessoas, atrapalhando suas funções. Demais atividades sofrem paralisações frequentes, prejudicando o andamento a longo prazo.

Para solucionar isso, é importante que os gestores tenham em mente que, sozinhos, não conseguirão resolver tudo. É importante qualificar os colaboradores para que possam assumir as tarefas com competência. Quando há um bom sistema de delegação de competências, cada funcionário já conhece a sua obrigação de agir ou não, evitando que mais pessoas paralisem suas jornadas. Outra orientação é acompanhar de perto o desenvolvimento das pendências, se foram cumpridas dentro do prazo e de forma eficiente.

DICAS – Como otimizar a gestão de tempo?

A seguir, algumas dicas para aproveitar melhor o seu tempo de trabalho, para otimizá-lo e melhorar sua produtividade:

1) Adapte a sua rotina

A primeira medida é estudar sua própria rotina e identificar os hábitos que funcionam melhor no seu caso. Se você trabalha home office, terá mais flexibilidade para escolher um horário para aproveitar seu pico de produção. Para quem cumpre horários mais rígidos, é necessária uma reeducação — eliminar antigos costumes que contribuem para a queda de produtividade.

2) Use a tecnologia ao seu favor

Aproveite a disponibilidade de vários aplicativos relacionados à otimização das horas de trabalho. Essas ferramentas podem ajudar a potencializar sua performance. Confira alguns:

• Rescue Time: Excelente para controlar como o seu tempo é gasto. O aplicativo acompanha seus passos nos ambientes virtuais e nas aplicações instaladas no seu celular e registra o desenvolvimento das atividades ao longo do dia. A partir dos dados coletados, o programa mede e informa as ações que roubam a sua produtividade. Dessa forma, fica mais fácil estruturar uma gestão tempo eficiente.
• Remember the Milk: É um gerenciador de tarefas que permite organizar todos afazeres com a criação de lembretes, listas, cronogramas, agendamento de reuniões etc. O objetivo é evitar o esquecimento das tarefas e demandas, e executá-las de acordo com a prioridade de cada uma delas.

Cada vez mais, saber equilibrar o volume de trabalho com uma boa gestão de tempo passa a ser uma habilidade essencial em qualquer ambiente profissional, seja em um ambiente corporativo ou em seu próprio empreendimento. Isso porque, quando somadas, as pequenas interrupções se transformam em muitas horas de trabalho perdidas. Por isso, além de melhores resultados, analisar o que tira o seu foco e implementar novos hábitos pessoais e profissionais, pode transformá-lo em um profissional seguro e muito mais produtivo.

Conheça a seguir, diferentes técnicas de gestão do tempo, que você aprende a desenvolver com o Instituto Fragatha:

1) Técnica Pomodoro

Esta técnica é muito simples e ideal para as tarefas mais funcionais e básicas. A ideia é dividir seu tempo em períodos de 25 minutos, chamados de “pomodoros”. O nome pomodoro significa “tomate” em italiano, recebeu este nome porque o seu criador usava um timer de cozinha muito comum nos anos 1980 e que tinha o formato de tomate. Assim, ao trabalhar nesses períodos de 25 minutos, a cada quatro ciclos, deve fazer uma pausa de 15 minutos para descansar. O foco deve estar voltado na produtividade total do ciclo de 25 minutos. 

Importante: Se surgir outra coisa que precisa fazer, não interrompa o que está fazendo. Anote e verifique em seguida. Se terminar antes do tempo, adiante alguma tarefa menor ou veja os seus e-mails.

Lembre-se: Nem toda técnica de gestão do tempo serve para todas as pessoas. Pessoas ansiosas podem se sentir estressadas com a Técnica Pomodoro. Ela é ideal para pessoas que trabalham sozinhas.

2) Técnica Zen to Done (ZTD)

Método de produtividade criado por Leo Babauta, baseado no método GTD de organização pessoal, com foco na execução das tarefas. Esta técnica prioriza as mudanças de hábitos, na simplicidade e na execução de tarefas. Se no GTD, o foco é a eficiência, no ZTD são as prioridades. É inspirado nos princípios do Zen Budismo, priorizando o minimalismo e o foco pessoal no momento presente.

São 10 passos, que podem ser reduzidos em 4 etapas mais importantes:

1. Coletar/Capturar: Anote todas as tarefas que surgirem;
2. Processar: Identifique o que deve ser feito. Decida o que fazer, descartar, delegar, arquivar ou inserir como pendência – como você verá no método GTD;
3. Planejar: Defina as tarefas mais importantes para cada semana, as MIT (Most Important Tasks) são as mais importantes. Esforce-se para cumprir no máximo 3 MIT para cada dia, e se sobrar tempo, execute tarefas menores.
4. Executar: Anule qualquer distração e concentre-se ao máximo possível em cada uma delas, uma por vez.

Técnica Getting Things Done (GTD)

O GTD (Getting Things Done) é uma metodologia criada por David Allen, especialista em métodos de produtividade. O GTD se baseia em cinco passos:

1. Capturar: Escreva toda e qualquer informação que tiver sobre as suas tarefas durante o dia, para depois sistematizá-las.
2. Esclarecer: Reserve um tempo para analisar cada uma das coisas que capturou;
3. Organizar: Liste tarefas organizadas para que possa realizá-las ou consultá-las;
4. Refletir: É a fase do planejamento. Revise o seu sistema de tarefas para não esquecer nada;
5. Engajar: Trata-se de focar naquilo que deveria estar fazendo, sem se preocupar com outros assuntos. Fique tranquilo em saber que o que você não está fazendo está sob controle, porque você definiu prioridades. Tranquilidade e controle são conceitos principais na metodologia GTD.

Leia também: 18 maneiras de fazer sua gestão do tempo mais assertiva

Se você se interessou pelas dicas e como executar melhor as técnicas de gestão do tempo, aprenda a otimizar tarefas e compromissos e ter mais qualidade de vida, com o curso online de Gestão do Tempo do Instituto Fragatha.

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