Como dar e receber feedback?

Dar e receber feedback é uma prática constante na vida de qualquer profissional contemporâneo. Contudo, isso não quer dizer que esta prática seja feita de modo adequado e que não cause conflitos quando não é bem utilizada. O feedback sempre foi um ponto de atenção para muitos gestores, já que é uma ferramenta de comunicação e produtividade importante para os processos, mas que na prática deixa muito a desejar.

Não é à toa que muitas empresas investem grandes quantias em treinamento e capacitação em comunicação interpessoal e feedback, mas nem sempre encontram muitos retornos palpáveis. Por que isso acontece? Porque o feedback não é apenas uma teoria; deve ainda ser uma prática apoiada pela cultura organizacional da empresa. É frequente o caso das lideranças cobrarem e incentivarem o feedback na sua equipe, mas não darem exemplos produtivos em relação a esta prática.

Desta forma, o feedback deve ser um recurso multidirecional (independentemente de hierarquias). Deve ainda ser pontual e deve ser a abertura de ambas as partes – do emissor e do interlocutor. Nem sempre temos que concordar com aquilo que é dito, mas é preciso ter a capacidade de ouvir e refletir sobre a informação recebida e de dar um retorno, seja qual for. O feedback deve ser impessoal, ou seja, não pode ser um instrumento de fofoca, crítica vazia ou posicionamentos parciais. Ele deve ser direcionado ao enriquecimento dos processos produtivos e otimização do seu fluxo de informações.

O que é o feedback?

Há muitos tipos de feedback aplicados às rotinas produtivas. O termo abrange ainda áreas como Física, Engenharia e Ciências Biológicas, e o seu significo é o mesmo para qualquer segmento: trata-se de um processo (parte de uma cadeia de causa e efeito), onde uma informação sobre o passado influencia um mesmo fenômeno no presente e/ou no futuro, permitindo ajustes que mantenham um sistema funcionando corretamente.

A grosso modo, podemos dizer que o feedback é um processo constante, um fluxo de informações orgânico e dinâmico que alimenta um sistema – como o processo produtivo de uma empresa, por exemplo. Veja que a sua importância é essencial dentro da corporação, pois contribui para que as pessoas melhorem o seu desempenho e performance através do fornecimento de informações, dados, críticas e orientações que permitam reposicionar suas ações em um maior nível de eficiência, eficácia, efetividade e excelência. Além disso, é imprescindível para os resultados da empresa como um todo.

Para que haja o feedback, é preciso que os envolvidos estejam de acordo, conheçam os objetivos desta prática e a sua função na organização, tenham confiança no processo e nos outros, que haja respeito mútuo e conheçam as boas técnicas de comunicação interpessoal.

Como dar e receber feedback de modo assertivo?

Vejamos algumas regras de ouro para o feedback assertivo em qualquer situação:

• Confiança em primeiro lugar – Mesmo que o feedback seja uma ferramenta de comunicação muito importante nas organizações, é um instrumento que deve ser usado em outros contextos. Em todos os casos, a confiança no outro e oferecer confiança para que o outro exponha aquilo que gostaria de dizer é uma condição mínima para o feedback assertivo.

• A importância do respeito – Outra grande premissa para que haja o feedback assertivo. Você não precisa, como já dissemos, concordar com a informação passada, mas deve respeitar o posicionamento do outro, refletir e dar um retorno ou ter uma ação referente ao que foi dito.

• Questão de ética – A ética deve prevalecer em qualquer situação. Se a informação é confidencial, por exemplo, ou se é destinada a determinados segmentos, isso deve ser garantido. É preciso analisar o que está envolvido a partir desta informação que lhe é dada – você tem a capacidade de reflexão e deve usá-la quando receber e antes de dar um feedback, sem corromper os princípios éticos.

• O tipo certo de feedback – Há muitos tipos de feedback – alguns podem estra de acordo com as boas práticas da empresa e outras não. Conhecê-las é fundamental. Escolha ainda o tipo de feedback mais adequado para a ocasião – se é de correção ou apenas validação, se é negativo (construtivo) ou positivo. O bom senso é essencial em todos os casos.

• Desabafo não é feedback – Desabafo das emoções, por exemplo, não é feedback. Fofoca também não. Você pode até ser informal ao dar um feedback na sua abordagem, mas deve ter sempre em mente que este recurso atende ao fluxo de informações da empresa e dos processos aos quais participa.

• Saiba as causas e os objetivos do feedback – Assim como um livro, por exemplo, o feedback deve ter começo, meio e fim. Deve-se saber o que motiva um feedback, o quer se quer alcançar com ele, qual o seu contexto e quais as informações adicionais estão sendo requeridas. Seja sempre muito claro e pontual. Saiba ouvir e saiba falar, sem levar para o lado pessoal, tendo a maturidade de separar as coisas.

• Escolha o momento certo – É importante dar o feedback quando a pessoa interlocutora tenha tempo útil, esteja disposta a ouvir, que seja em um local adequado e sem interrupções e com segurança. Evite constrangimentos.

• Procure dar o feedback pessoalmente – Sempre que possível, dê o feedback pessoalmente e interaja com o interlocutor. Mensagens de texto e e-mails, por exemplo, podem dar margem a interpretações errôneas.

• Confira se o seu interlocutor compreendeu a mensagem – Certifique-se de que sua mensagem foi clara e bem compreendida. Pergunte se há dúvidas, o que o outro compreendeu sobre o que foi dito e ouça o que a outra pessoa tem a dizer.

• Seja um líder exemplar – Se você possui funções de liderança, pratique o feedback com seus liderados e incentive-os a praticar entre si, mostrando como os resultados podem ser melhores com a prática da boa comunicação. Afinal, você não pode exigir dos seus liderados atitudes que você mesmo não tem. As pessoas aprendem melhor com exemplos.

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Imagens: Pinterest.